SURAT PRIBADI KEDINASAN

Surat pribadi kedinasan adalah surat pribadi yang dibuat oleh seseorang untuk keperluan pribadinya berkenaan dengan pekerjaan atau status sosial lainnya.

JENIS-JENIS

1. SURAT PERMOHONAN

2. SURAT LAMARAN

3. SURAT JAWABAN LAMARAN

4. SURAT PERNYATAAN

5. SURAT PERMINTAAN IZIN

6. SURAT PEMBERIAN IZIN

A.    SURAT PERMOHONAN

1.      Pengertian Surat Permohonan

Surat yang dibuat oleh seseorang berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Sesuatu yang diminta atau dimohon kepada pihak lain dapat berbentuk pemberian atau peminjaman.

2.      Fungsi

a.       Bagi pihak yang memohon duta atau utusan untuk menyampaikan suatu yang hendak dimohon atau mintanya. Apalagi yang memohon tidak bisa datang sendiri, maka surat tersebut benar-benar sebagai duta.

b.      Bagi pihak yang menerima sebagai bahan untuk mempertimbangkan perlu tidaknya bantuan diberikan. Sekaligus sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.

3.      Penyusunan

       Bagian-bagian surat permohonan tidak berbeda jauh dengan surat-surat pada umumnya. Meskipun termasuk surat pribadi, surat permohonan mungkin juga dibuat dalam bentuk blangko oleh pihak yang akan memberikan pinjaman atau bantuan.

       Siapa pun yang membuat, isi surat permohonan yang baik sekurang-kurangnya memuat hal-hal berikut:

a.       identitas pemohon,

b.      tujuan dan alasan memohon,

c.       barang/sesuatu dan jumlah yang dimohon,

d.      batas waktu meminjam,

e.       Pernyataan kesunguhan dalam memohon.

B.     SURAT LAMARAN PEKERJAAN

1.      Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan merupakan jenis surat pribadi kedinasan yang berisi permohonan untuk memperoleh sesuatu jabatan atau pekerjaan tertentu.

2.      Penulisan, Gaya Bahasa dan Isi

a.       Surat lamaran pekerjaan harus ditulis dalam bentuk yang baik, rapi,dan sedap dipandang mata. Apabila surat lamaran pekerjaan tidak disyaratkan harus ditulis tangan atau diketik, maka boleh dipilih sesuka hati.

b.      Surat lamaran pekerjaan mirip dengan surat penawaran barang. Oleh karena itu gaya bahasanya harus menarik dan dapat meyakinkan penerimanya.

c.       Isi surat lamaran pekerjaan harus singka, jelas dan langsung mengenai permasalahannya dengan menyebutkan:

1)        sumber lamaran;

2)        jenis lowongan pekerjaan yang disaratkan;

3)        kualifikasi pelamar;

4)        lampiran-lampiran.

3.      Sumber Lamaran
Informasi tentang permintaan tenaga kerja dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain dari:

a.       teman, kenalan, famili;

b.      lembaga pendidikan, sekolah, kursus;

c.       kantor depnaker;

d.      selebaran

e.       iklan pada media masa.

4.      Kualifikasi Pelamar

Kualifikasi pelamar berisi hal-hal yang berkaitan dengan identitas dan kepribadian serta pendidikan pelamar.

a.       Identitas pelamar, berisi:

1)     nama lengkap;

2)     tempat dan tanggal lahir;

3)     alamat lengkap;

4)     kebangsaan dan agama (jika perlu);

5)     status perkawinan (jika perlu);

b.      Data pendidikan, berisi:

1)        Pendidikan formal yang berijazah, yang terpenting adalah pendidikan terakhir atau yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang diisyaratkan.

2)        Pendidikan non formal yang bersertifikat, misalnya pendidikan yang diperoleh melalui kursus-kursus, dan juga yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang diisyaratkan.

c.       Data pengalaman kerja, berisi:

1)        Bidang pekerjaan yang di lamar; dan

2)        Bidang pekerjaan atau keahlian yang bersifat mendukung.

5.      Lampiran-lampiran

a)      Foto kopi ijazah terakhir pendidikan formal;

b)      Foto kopi sertifikat pendidikan non formal;

c)      Surat keterangan kelakuan baik;

d)     Surat keterangan Depnaker;

e)      Surat keterangan sehat dari dokter;

f)       Foto (jika diperlukan),

g)      Daftar riwayat hidup.

6.      Daftar riwayat hidup, memuat:

a.       Nama lengkap;

b.      Tempat dan tanggal lahir;

c.       Kebangsaan dan agama;

d.      Status perkawinan;

e.       Jenis kelamin;

f.       Alamat;

g.      Pendidikan;

h.      Pengalaman kerja;

i.        Nama orang tua dan pekerjaan (jika perlu);

j.        Referensi (jika perlu);

k.      Keterangan lain-lain (jika perlu).

7.         Referensi pelamar

Referensi pelamar adalah orang yang dapat memberikan keterangan mengenai keadaan pribadi pelamar, tentang kejujuran, kecakapan, kerajinannya, dan sebagainya.

C.    SURAT JAWABAN LAMARAN

1.         Penertian surat jawaban lamaran

Sebuah surat yang ditulis oleh seseorang dengan tujuan menjawab permohonan lamaran pekerjaan yang telah diterimanya. Surat jenis ini termasuk surat dinas, bukan surat pribadi.

2.      Isi surat

Surat jawaban lamaran berisi dua kemungkinan yang harus ditulis, yaitu berupa:

a.       Panggilan, jika lamaran tersebut diterima;

b.      Penolakan, jika lamaran tersebut tidak diterima.

D.    SURAT PERNYATAAN

1.      Pengertian surat pernyataan

Surat yang dibuat oleh seseorang yang berisi pernyataan dirinya atau menerangkan orang lain bahwa orang tersebut pernah atau tudak pernah melakukan sesuatu.

2.      Manfaat

a.      Bagi si penerima, berfungsi sebagai alat bukti meminta pertanggungjawaban pihak yang menulis.

b.      Bagi si pembuat, berfungsi sebagai alat bukti penguat untuk diakui pihak lain.

c.       Bagi pihak yang dinyatakan, berfungsi sebagai alat mengukuhkan atau menguatkan keadaan pihak yang diterangkan/dinyatakan.

3.         Bentuk dan penyusunan

Surat pernyataan pribadi memiliki bentuk yang sederhana, kita dapat membuatnya dalam bentuk resmi atau setengah balok.

Surat pernyataan terbagi menjadi tiga bagian pokok:

a.    Nama surat pernyataan

b.    Isi pernyataan

1)      Identitas pihak yang menyatakan;

2)      Isi pernyataan berupa kesungguhan dalam menyatakan;

3)      Identitas pihak yang menyatakan.

c.    Penutup pernyataan, meliputi:

1)      Tempat dan tanggal dibuatnya surat;

2)      Identitas yang membuat surat

a)      Nama terang;

b)      Tanda tangan;

c)      Keterangan lain ( NIP, dan sebagainya).

E.     SURAT PERMINTAAN IZIN

1.      Pengertian surat permintaan izin

Surat yang ditulis seseorang yang ditujukan kepada orang lain (biasanya atasan, pimpinan, atau orang tuanya) yang berisi pemberitahuan dan izin untuk tidak atau mengikuti/melaksanakan/mengadakan sesuatu karena ada kepentingan tertentu.

2.      Macam-macam

a.       Surat permintaan izin untuk melakukan suatu kegiatan;

b.      Surat permintaan izin Untuk tidak mengikuti suatu kegiatan karena lasan tertentu.

3.      Alasan penyebab timbulnya surat permuntaan izin

Surat permintaan izin ditulis oleh seseorang dengan beberapa kemungkinan alasan, antara lain:

a.       Alasan sakit (dirinya sendiri);

b.      Kepentingan mendadak, misalnya:

·      Ada anggota keluarga yang sakit,

·      Ada anggota keluarga yang meninggal;

c.       Kepentingan terencana, misalnya:

·      Mempunyai hajat tertentu;

·      Menjenguk orang tua yang sakit, dan lain-lain.

4.      Penyusunan surat permintaan izin

Surat permintaan izin dikatakan baik, jika penyusunannya memperhatikan beberapa hal berikut ini.

a.    Penulisan

b.    Bahasa surat

c.    Isi surat

F.     SURAT PEMBERIAN IZIN

1.         Pengertian surat pemberian izin

Surat yang berisi keterangan bahwa pihak yang memegang surat itu diberi kesempatan atau diperbolehkan melakukan atau mengadakan suatu kegiatan tertentu.

2.      Ruang lingkup

Surat pemberian izin pada dasarnya dibedakan menjadi dua, yaitu:

a.       Bersifat pribadi, biasa dibuat seseorang yang menjadi orang tua atau wali.

b.      Resmi/dina, biasa dikeluarkan oleh seseorang atas nama sebuah organisasi lembaga, atau instansi.

3.      Fungsi

a.       Bagi pihak yang diberi izin, berfungsi sebagai alat bukti diri diperbolehkannya melakukan atau mengadakan sesuatu.

b.      Bagi pihak yang memberi izin, berfungsi sebagai sarana memberikan kesempatan dan kepercayaan kepada pihak lain untuk mengembangkan kreativitasnya.

c.       Bagi pihak ketiga, berfungsi sebagai alat untuk mengetahui diperbolehkan atau tidaknya pihak kedua untuk melakukan atau mengadakan suatu kegiatan tertentu.

4.      Penyusunan

Siapapun yang membuat dan untuk kepentingan siapapun surat itu dibuat, maka surat pemberian izin yang baik memuat hal-hal berikut.

a.       Menggunakan bahasa yang ringkas, jelas dan hormat.

b.      Isi surat hendaknya mencakup hal-hal:

·         identitas pihak yang memberi izin

·         identitas yang di beri izin

·         pernyataan pemberian izin

·         jenis izin yang diberikan.

DAFTAR PURTAKA

Suprapto. 2004 .Pedoman Lengkap Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Surabaya. Penerbit Indonesia.